QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐỂ CÓ MỘT SỰ KIỆN HOÀN HẢO

Bước 1. Nhận thông tin

Thông qua bước này, chúng ta sẽ có được những thông tin cơ bản về chương trình như: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với sự kiện … từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

2. Hình thành Concept và Theme

Sau khi đã nắm được “đầu bài”, đây là những bước đầu để bạn có thể thoải mái sáng tạo để thực hiện chương trình.

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, “dân” trong nghề sự kiện gọi đây là “linh hồn của Event”, chính vì thế mà bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, chúng ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra.

*** Ví dụ cụ thể như:

Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là “Luôn tràn đầy năng lượng sống”, còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ “Tràn đầy năng lượng”đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster…, qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động.

Bước 3. Viết kế hoạch

Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được “mặt mũi” chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi và quan trọng hơn cả là phối cảnh sân khấu vì đây sẽ là cơ hội để bạn show off rõ nhất về chương trình đang nằm trong ý tưởng của mình

Bước 4. Tổ chức chương trình

Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện nhưng sẽ hơi khó khăn nếu đơn vị của bạn lại không chuyên về công việc này, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện vì đây sẽ là những người chuyên nghiệp trong lĩnh vực. Nếu ở một Agency như Việt Tiệp, việc này sẽ được phân chia cho các phòng ban để làm thành một bộ máy có quy trình riêng và những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)…

Bước 5. Đánh giá, tổng kết để rút kinh nghiệm.

Khi sự kiện kết thúc một vài ngày sau đó thì việc đầu tiên chúng ta chắc chắn phải làm là báo cáo công việc cho cấp trên (nếu đó là sự kiện với sự tổ chức của chính những thành viên nội bộ) hoặc sẽ tổng kế chương trình cho khách hàng (nếu bạn là một thành viên của một công ty tổ chức sự kiện), kèm theo vấn đề “khó nói” với công là về phần: #quyết_toán

Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.

Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ

Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo, các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm.

Bước này cực kỳ quan trọng đối với nhóm tổ chức sự kiện vì việc rút kinh nghiệm diễn ra càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện kết thúc để chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn nữa.

Như vậy là chúng ta đã cơ bản trải qua các công đoạn trong việc tổ chức một sự kiện rồi đấy. Tuy nhiên lý thuyết với thực tế đôi khi lại không ăn khớp với nhau, trên thực tế thì không phải những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một vài trang giấy, mà nó là hàng tấn công việc của nguyên một tập thể cùng cố gắng

Comment người bạn có cùng sở thích về sự kiện kèm theo đại chỉ mail của bạn để Việt Tiệp chia sẻ bí mật về một bản kế hoạch chỉ trong vài sheet trên Excel nhưng cần đến vài tá người để thực hiện chương trình nhé